• ...

    E-Mail
    info@cinaroglu.com.tr

  • ...

    Telefon

    (352) 222 48 58 (352) 222 48 59

2019/19 Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)

SİRKÜLER TARİHİ : 10.12.2019

SİRKÜLER NO          : 2019/19

KONU                          :  Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)

 

Bu sirküler bilgi verme amacını taşımaktadır ve müşavirliğimize danışılmadan yapılacak işlemlerden sorumluluğumuz yoktur.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır.

VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.

VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; - Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, - Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, - Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla; -Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına,

-Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine,

-Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine,

-İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine, -Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, imkan sağlanmıştır.

Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. (veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir.) Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.

Yurtiçinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.

İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.

Kanunun Geçici 1 inci maddesinin 2 nci fıkrasında, Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünün başlama tarihleri ile ilgili karar alma ve bunu ilan etme görev ve yetkisi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna (“Kurul”) verilmiştir.

Bu kapsamda Kurulca alınan ve 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2018/88 sayılı Kararda veri sorumluları için kayıt başlama tarihleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir: -Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları 01.10.2018 - 31.12.2019, -Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları 01.01.2019 - 31.03.2020, -Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları 01.04.2019 - 30.06.2020, tarihleri arasında Sicile kayıt olmak zorundadır.

                                                      

Veri Sorumluları

Kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihi

Kayıt için verilen süre

Kayıt için son tarih

Yıllık çalışan sayısı 50'den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları

01.10.2018

12 ay

31.Ara.19

Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için

01.10.2018

12 ay

31.Ara.19

Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları

01.10.2019

15 ay

31.Mar.20

Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları

01.04.2019

15 ay

30.Haz.20

(*)GEÇİCİ MADDE 1-(2) Veri sorumluları,Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorundadır.

 

  Saygılarımızla

ÇINAROĞLU YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK